Microsoft Office Excel

Microsoft Excel


Microsoft Excel es una aplicación de hojas de cálculo que forma parte de la suite de oficina Microsoft Office. Es una aplicación utilizada en tareas financieras y contables, con fórmulas, gráficos y un lenguaje de programación


Microsoft comercializó originalmente un programa para hojas de cálculo llamado Multiplan en 1982, que fue muy popular en los sistemas CP/M, pero en los sistemas MS-DOS perdió popularidad frente al Lotus 1-2-3. Microsoft publicó la primera versión de Excel para Mac en 1985, y la primera versión de Windows (numeradas 2-05 en línea con el Mac y con un paquete de tiempo de ejecución de entorno de Windows) en noviembre de 1987


Excel permite a los usuarios elaborar tablas y formatos que incluyan cálculos matemáticos mediante fórmulas; las cuales pueden usar “operadores matemáticos” como son: + (suma), - (resta), *(multiplicación), / (división) y ^ (potenciación); además de poder utilizar elementos denominados “funciones” (especie de fórmulas, pre-configuradas) como, por ejemplo: Suma, Promedio, Buscar, etc.


Las características, especificaciones y límites de Excel han variado considerablemente de versión en versión, exhibiendo cambios en su interfaz operativa y capacidades desde el lanzamiento de su versión 12.0 mejor conocida como Excel 2007. Esto también ha hecho que las personas sientan una evolución positiva dentro del programa y dado a su usuario una mejor calidad y opción de hoja ya que tiene más de 15 tipos de estas. Se puede destacar que mejoró su límite de columnas ampliando la cantidad máxima de columnas por hoja de cálculo de 266 a 16 384 columnas.6​ De la misma forma fue ampliado el límite máximo de filas por hoja de cálculo de 65 536 a 1 048 576 filas7​ por hoja, dando un total de 17 179 869 184 celdas. Otras características también fueron ampliadas, tales como el número máximo de hojas de cálculo que es posible crear por libro que pasó de 256 a 1024 o la cantidad de memoria del PC que es posible emplear que creció de 1 GB a 2 GB soportando además la posibilidad de usar procesadores de varios núcleos.




Partes de la pantalla de excel

Excel es un software, programa y/o aplicación de Microsoft Office, el cual funciona como una hoja de cálculo que facilita a los usuarios a realizar trabajos contables y financieros, ya que sus funciones matemáticas permiten desarrollar dichas tareas. Por otro lado, se pueden elaborar gráficos, hacer y conocer lenguaje de programación, debido a que al insertan una fórmula, la barra de fórmulas presenta la combinación que dará como el resultado final.


Las hojas de cálculo son celdas compuestas por filas y columnas, en las que se inserta la información numérica con la cual se trabajará. Las herramientas de la pantalla de Excel, logran que se pueda sumar, restar, multiplicar, dividir, potencial; además facilita hacer este proceso de forma automática, disminuyendo las horas de trabajo y facilitando la rapidez en determinado proceso.




Botón de Office

Cumple la misma función que el botón archivo de generador de texto Microsoft Word. Este botón es utilizado para guardar, imprimir, compartir, abrir, exportar, cerrar y crear un nuevo archivo. Además que presentarte un apartado de opciones que ayudan a manejar y entender las funcionalidades de Excel. Está situado en la izquierda superior izquierda.

Barra de Inicio
La barra de inicio muestra los íconos de guardar, deshacer y retroceder al insertar alguna fórmula. Por lo general, esta parte de Excel es la que abarca y divide todas sus partes, puede decirse que es la cabeza de la pantalla.

Barra de Titulo
Como su nombre lo indica, es la parte donde se visualiza el título que tiene de documento. En caso de que el archivo no tenga nombre, esta barra te permite modificarlo para que en futuras búsquedas sea más fácil identificar la hoja de cálculo.

Barra de Menús
Esta barra muestra todo lo que se puede hacer con Excel, desde insertar un gráfico, diseño de la página, datos, formulas, archivo, inicio, entre otras. Esta barra está situada justamente debajo de la barra de título.

Barra de Herramientas
También conocida como acceso rápido, barra estándar o barra de formato. Permite personalizar el contenido de la hoja de cálculo. Se identifica porque es la barra de los íconos, en la cual, el usuario tiene a la mano el cambio de letra, tamaño, color, ajuste de texto, entre otras.

Barra de Fórmulas
Es un pequeño recuerda en el que se aparecen los datos inscritos en las celdas de Excel. La barra facilita la modificación o creación de las informaciones.

Hoja de Trabajo
Ubicada al final de la página horizontal. Esta barra ayuda a tener en un mismo archivo varios trabajos, insertando las hojas.

Barra de Desplazamiento
Ofrecen a las personas deslizarse de forma horizontal o vertical en la página activa.

Barra de Dibujo
Facilita diversas formas cónicas y/o dibujos.

Botón minimizar, maximizar y cerrar
Sirve para reducir o aumentar el tamaño de la ventana de Excel.

Celdas
Las celdas son cada uno de los recuadros que forman el área de trabajo de Excel. Las filas y las columnas forman las celdas.

Columnas
Apartando donde se ubican las letras de la A a la Z que conforman las celdas.

Filas
Son los números ubicado en forma vertical. En conjunto con las columnas formas las celdas. Las filas van desde el 1 hasta el 65,536.



Beneficios de aprender Excel




En la actualidad quien no conozca la palabra Excel, es porque ha vivido hasta al momento en una cueva o sus conocimientos de tecnología son totalmente nulos.

Los beneficios de aprender de Excel son muchísimos, pero esta vez les compartimos aquellos que parecen los mejores para aprender esta útil herramienta. Con estos beneficios, si los sabes utilizar, obtendrás grandes dividendos en tu trabajo.

Exploremos algunos de estos benéficos:
Mejora tu curriculum considerablemente

Al ser una herramienta muy usada en los procesos administrativos, es casi obligatorio saber aunque sea funciones básicas para poder optar en un puesto de trabajo en oficina y no solo de oficina, ya que es usada como herramienta obligatoria para administrar datos de manera fácil y sencilla.
Reduce la posibilidad de errores y mejora la productividad

Hacer las tareas en corto tiempo es un requerimiento muy solicitado hoy en día en cualquier puesto de trabajo, pero evitar los errores es algo trascendente en la actualidad, los errores siempre son problemáticos, cuestan dinero, tiempo y pueden hacer que pierdas tu trabajo. Si aprendes Excel puedes evitar que esta clase de situaciones ocurran, ya que la herramienta tiene funciones avanzadas que permiten mediante avisos, comparaciones y diversas verificaciones, se muestren inconsistencias, diferencias y datos dudosos.
Es una herramienta líder

A pesar de las múltiples aplicaciones en el mercado para manejar datos, Excel se mantiene en el tope por su versatilidad y múltiples funcionalidades, se ha demostrado que es la herramienta de su género más implantada, difundida y solicitada.
Es una herramienta muy versátil

Muchos hemos llegado a pensar que Excel es una calculadora gigante, sin embargo esta capacidad de cálculo es una de sus múltiples funciones. La versatilidad de Excel es tal que puede ser usada para: contabilidad, inventario, filtrar, seleccionar, calcular plazos y periodos, gestión de stocks, analizar y resumir información, comparar información, en fin manejar grandes o pequeñas cantidades de datos.
Análisis de información

Como mencione anteriormente esta herramienta permite analizar gran cantidad de datos, ya que una sola hoja de Excel puede soportar hasta 1.000.000 de registros y sus múltiples funcionalidades hacen posible el filtrado y análisis hasta cierto punto.
Funciones y fórmulas para casi todo lo que quieras hacer

Excel es conocido por sus librerías de funciones y fórmulas propias que permiten hacer casi cualquier cosa en sus hojas de cálculo, al punto que son usadas en diferentes ámbitos de alto nivel como: ingeniería, estadística, trigonometría, finanzas, lógica, búsquedas, bases de datos, entre otros; y si no encuentras la función que necesitas, tienes la posibilidad de crear tus propias funciones.

Estos son solo unos pocos beneficios de esta gran herramienta, que permite aumentar tu talento digital y mejorar tu perfil laboral, pero si quieres aprender a usar de manera profesional esta herramienta te invitamos a nuestro excelente curso presencial de Excel

Ventajas de utilizar Microsoft Excel




Excel es la hoja de cálculo de Microsoft Office. Como ya sabes, se encuentra incorporada dentro del paquete Microsoft Office y está pensada para que puedas realizar trabajos muy diversos, tanto en la oficina (contabilidad, nóminas, facturas, registro de datos, elaboración de informes) como en casa (economía doméstica, realización de presupuestos y mantenimiento de cuentas, organización de horarios, etc.).

Microsoft Excel comenzó siendo una aplicación que pretendía suplir la calculadora de toda la vida, cubriendo las necesidades básicas de esta dentro del ordenador. Si te das cuenta, ha evolucionado a pasos agigantados y ahora, además de ser una hoja de cálculo, nos permite realizar múltiples tareas. Con ella vas a poder realizar numerosas operaciones, pero también te facilitará otros muchos trabajos (elaboración de gráficos y tablas, creación de calendarios, informes detallados, etc.).

Ventajas de Excel
Verás que tiene una interfaz muy rápida y efectiva, que permite realizar todas las tareas de forma práctica y sencilla, lo que reduce los tiempos de trabajo y mejora la organización. En una empresa esto se traduce en productividad.
Creación de bases de datos: permite la clasificación y el registro de datos. Además puedes incorporar toda la información que tú quieras y realizar horarios, calendarios, importar datos…
Inserción de gráficos: los datos que incorpores a la base de datos pueden adoptar forma de gráfico (de línea, circulares, de barra, de área…). También puedes incorporar imágenes, tablas y organigramas.
Fórmulas: inserta fórmulas agrupadas por categorías (aritméticas, texto, etc.). Haz sumas, restas, multiplicaciones, divisiones, ecuaciones, potencias, etc.; ¡dispones de más de 300 funciones! Microsoft Excel además te permite hacer un recálculo automático de las operaciones y el cálculo directo y relativo a la posición de las operaciones.
Elaboración de informes: con todos los datos anteriores más otros muchos que quieras, puedes elaborar documentación muy completa y detallada, como por ejemplo un informe contable.
Trabajo en equipo: esta herramienta te da la opción de que trabajes con varias personas en un mismo documento al mismo tiempo.
Dispones de gran cantidad de formatos y características de la cuadrícula, además de enormes posibilidades de almacenamiento e impresión.

Son tantos los usos que se dan en esta herramienta, que se hace prácticamente indispensable para todo aquel que se vaya a integrar en el mundo laboral. Con Excel 2016 Microsoft da un paso más hacia delante e incorpora numerosas novedades. No lo dudes y aprende a utilizar esta herramienta de Microsoft.




- Desde el botón Inicio, situado normalmente en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Al hacer clic en Inicio , se abrirá el menú principal de Windows desde el que poder acceder a la mayoría de opciones y programas del sistema operativo. Para poder encontrar la aplicación de Excel, deberemos pulsar en Todas las aplicaciones , que es la primera opción de este menú comenzando por abajo.


Una vez hecho esto, veremos un listado de aplicaciones ordenado por orden alfabético. En él aparecen todas las aplicaciones que tenemos instaladas en nuestro equipo y, desplazándonos verticalmente hasta la letra E (ya sea con el ratón o con la barra de desplazamiento vertical), encontraremos la aplicación Excel 2016, sobre la que pulsaremos para abrir una nueva hoja de Excel.





- Desde el nuevo asistente de ayuda de Windows (llamado Cortana) situado abajo a la derecha de la pantalla, junto al botón de Inicio. Escribiremos en la caja de texto del asistente la palabra excel y nos dará la opción de iniciar la aplicación.









Puedes iniciar Excel 2016 ahora para ir probando todo lo que te explicamos. En este tema básico te explicamos cómo Trabajar con dos programas a la vez , para que puedas seguir el curso mientras practicas.


Para cerrar Excel 2016, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:


- Hacer clic en el botón Cerrar , este botón se encuentra situado en la parte superior derecha de la ventana de Excel.


- También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4; con esta combinación de teclas cerrarás la ventana que tengas activa en ese momento.


- Hacer clic sobre el menú y elegir la opción .
1.3. La pantalla inicial


Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como esta:





Si abrimos un Libro en blanco, clicando sobre la primera opción del menú de la derecha, se nos mostrará una hoja de cálculo. Vamos a ver sus componentes fundamentales: así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.



La ficha Archivo


Haciendo clic en la pestaña Archivo que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrás desplegar un menú desde donde podrás ver las acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.


A este menú también puedes accerder desde el modo de acceso por teclado tal y como veremos en la Cinta de opciones.


Contiene elementos como: Información, Abrir, Guardar como o Imprimir. Al situar el cursor sobre las opciones de este tipo observarás que tienen un efecto verde oscuro. Si hacemos clic en ellas se nos mostrará un panel justo a la derecha con más opciones, ocupando toda la superficie de la ventana Excel.


Para cerrar la ficha Archivo y volver al documento pulsamos ESC o hacemos clic en el icono con forma de flecha situado en la esquina superior izquierda.

La barra de título





Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para Minimizar , Maximizar y Cerrar .


La barra de acceso rápido





La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar , Deshacer o Rehacer .


Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello, desplegaremos la opción Personalizar barra de herramientas de acceso rápido haciendo clic sobre el pequeño icono con forma de flecha blanca hacia abajo, situado a la derecha de los botones que describíamos anteriormente. En el desplegable que aparece, si haces clic en una opción esta aparecerá marcada y aparecerá en la barra de acceso rápido. De forma similar, si vuelves a hacer clic sobre ella se eliminará de la barra. Si no encuentras la opción en la lista que te propone, puedes seleccionar Más comandos....





La cinta de opciones





La cinta de opciones es uno de los elementos más importantes de Excel, ya que contiene todas las opciones del programa organizadas en pestañas. Al pulsar sobre una pestaña, accedemos a la ficha.


Las fichas principales son Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista. En ellas se encuentran los distintos botones con las opciones disponibles.


Pero además, cuando trabajamos con determinados elementos, aparecen otras de forma puntual: las fichas de herramientas. Por ejemplo, mientras tengamos seleccionado un gráfico, dispondremos de la ficha Herramientas de gráficos, que nos ofrecerá botones especializados para realizar modificaciones en los gráficos.

- Es posible que en la versión de Excel 2016 que tengas instalada en tu equipo visualices otras fichas con más opciones. Esto sucede porque los programas que tenemos instalados en el ordenador son capaces de interactuar con Excel, si están programados para ello, añadiendo herramientas y funcionalidades.


Esta integración permite una mayor comodidad a la hora de trabajar, pero si en algún momento queremos ocultar o inhabilitar alguna de estas fichas, puedes hacerlo desde el menú Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones. Si quieres ver con detalle cómo hacerlo, visita el siguiente tema avanzado de Personalizar el entorno de trabajo . Además, si acostumbras a personalizar los programas que utilizas es posible que también te interese aprender cómo Importar y exportar el entorno personalizado .






- Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.





Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran con números semitransparentes. Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.


- Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se ocultará, para disponer de más espacio de trabajo. Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña. También puedes mostrar u ocultar las cintas desde el botón con forma rectangular con una flecha en su interior, que encontrarás en la zona superior derecha.


La barra de fórmulas





Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente, pero esto lo estudiaremos más adelante.


La barra de etiquetas





Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.


Las barras de desplazamiento





Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.


La barra de estado





Indica en qué estado se encuentra el documento abierto, y posee herramientas para realizar zoom sobre la hoja de trabajo, desplazando el marcador o pulsando los botones + y -. También dispone de tres botones para cambiar rápidamente de vista (forma en que se visualiza el libro). Profundizaremos en las vistas más adelante.
1.6. La ayuda


Tenemos varios métodos para obtener Ayuda con Excel.


Un método consiste en utilizar la Cinta de opciones, haciendo clic en el Asistente ¿Qué desea hacer?: . Si quieres saber más sobre cómo usar la herramienta ¿Qué desea hacer? entra al siguiente tema básico


Otro método consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Nos recomendará acudir a Office.com para obtener ayuda, tutoriales, artículos, vídeos...


Un método adicional que ha aparecido en esta versión Excel 2016 es el de la Búsqueda inteligente. Seleccionando un término (por ejemplo, "alemania") en los datos de nuestro libro de trabajo, haciendo clic derecho y pulsando Búsqueda inteligente, accederemos a información relevante sobre dicho término proveniente del buscador Bing de Internet. Si deseas aprender a usar la Búsqueda inteligente, puedes hacerlo desde el siguiente tema básico
Conceptos de Excel


En caso de no tener claros algunos conceptos básicos de Excel como puede ser Libro de trabajo, Hoja de cálculo, Celda, Celda activa, Fila, Columna,... quizás sea aconsejable que lo repases en este tema básico: Conceptos de Excel.
Movimiento rápido en la hoja


Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la mayoría de las veces, ocupará mayor número de celdas que las visibles en el área de la pantalla y es necesario moverse por el documento rápidamente.


Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a través de la hoja son:



MOVIMIENTO

TECLADO


Celda Abajo

FLECHA ABAJO


Celda Arriba

FLECHA ARRIBA


Celda Derecha

FLECHA DERECHA


Celda Izquierda

FLECHA IZQUIERDA


Pantalla Abajo

AVPAG


Pantalla Arriba

REPAG


Celda A1

CTRL+INICIO


Primera celda de la columna activa

FIN FLECHA ARRIBA


Última celda de la columna activa

FIN FLECHA ABAJO


Primera celda de la fila activa

FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO


Última celda de la fila activa

FIN FLECHA DERECHA



Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de nombres a la izquierda de la barra de fórmulas:





Por ejemplo, para ir a la celda DF15 deberás escribirlo en la caja de texto y pulsar la tecla INTRO.


Aunque siempre puedes utilizar el ratón, moviéndote con las barras de desplazamiento para visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre ésta.

Movimiento rápido en el libro


Dentro de nuestro libro de trabajo pueden existir varias hojas de cálculo. Por defecto aparece sólo 1 hoja de cálculo aunque podemos agregar más haciendo clic cobre el botón .


En este apartado trataremos los distintos métodos para movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.


Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.





Observarás cómo en nuestro caso hemos agregados nuevas hojas de cálculo y ahora tenemos un total de 8, siendo la hoja activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja4.


Haciendo clic sobre cualquier pestaña cambiará de hoja; es decir, si haces clic sobre la pestaña Hoja3 pasarás a trabajar con dicha hoja.


Si el número de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas:


Si este botón está situado a la izquierda de las hojas, nos servirá para visualizar a partir de la Hoja1.


Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando.


Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando.


Si el botón está situado a la derecha de las hojas, lo podremos usar para visualizar las últimas hojas.


Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastará con hacer clic sobre la etiqueta de ésta.


Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrán ningún efecto y aparecerán desactivados.


También se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro de trabajo, como pueden ser:



MOVIMIENTO

TECLADO


Hoja Siguiente

CTRL+AVPAG


Hoja Anterior

CTRL+REPAG

2.4. Introducir datos

En cada una de las celdas de la hoja es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes:


Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir.


Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente:





Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos que te explicamos a continuación:


INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo.


TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada. Por ejemplo, si pulsamos FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la derecha.


CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas. Al hacer clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la misma.


Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda seguirá con el valor que tenía.


Si hemos introducido mal una fórmula posiblemente nos aparezca un recuadro dándonos información sobre el posible error cometido, con la posibilidad de leerlo detenidamente para comprender lo que nos dice y aceptar la corrección o no.


Otras veces la fórmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecerá algo raro en la celda. Tendremos que comprobar la fórmula en la barra de fórmulas para encontrar el error.


En ocasiones, es posible que nos interese introducir varias líneas dentro de una misma celda, pero al pulsar INTRO para realizar el salto de línea lo que ocurre es que se valida el valor y pasamos a la celda inferior. Para que esto no ocurra deberemos pulsar ALT+INTRO.
2.5. Modificar datos


Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se está escribiendo o más tarde, después de la introducción.


Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se puede modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carácter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder éste una posición. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos.


Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, seleccionaremos la celda adecuada, después activaremos la Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de fórmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar.


La Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar.


En la Barra de Fórmulas aparecerá el punto de inserción o cursor al final de la misma; ahora es cuando podemos modificar la información.


Después de teclear la modificación pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botón Introducir .


Si después de haber modificado la información se cambia de opinión y se desea restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda muestra la información que ya tenía.


Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre ésta.

Tipos de datos


En una Hoja de cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:


VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto. Si deseas una explicación más detallada sobre los valores constantes visita nuestro básico sobre los tipos de datos.


FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, *, /, Sen, Cos, etc. En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =. Si deseas saber más sobre las fórmulas mira este tema básico Introducción a las fórmulas .
2.7. Errores en los datos


Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no.





Cuando nos avisa del error, el cuadro de diálogo que aparece tendrá un aspecto similar al que ves a la derecha:


Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botón Sí o rechazar utilizando el botón No.


Dependiendo del error variará el mensaje que se muestra.


Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece en la celda un símbolo en la esquina superior izquierda similar a este:.


Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro como que nos permitirá saber más sobre el error.


Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrará un cuadro u otro, siendo el más frecuente el que aparece a continuación:





Este cuadro nos dice que la fórmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentes opciones. Posiblemente el error sea simplemente que la fórmula de la celda no tiene el mismo aspecto que todas las demás fórmulas adyacentes (por ejemplo, que ésta sea una resta y todas las demás sumas).


Si no sabemos qué hacer, disponemos de la opción Ayuda sobre este error.


Si lo que queremos es comprobar la fórmula para saber si hay que modificarla o no, podríamos utilizar la opción Modificar en la barra de fórmulas.


Si la fórmula es correcta, se utilizará la opción Omitir error para que desaparezca el símbolo de la esquina de la celda.


Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO , siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo:


##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.


#¡VALOR! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos.


#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.


#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.


#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.


#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.


#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.


#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan.
Guardar un libro de trabajo

Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra ocasión para modificarlo, imprimirlo u otros, es decir, para realizar cualquier operación posterior sobre éste, tendremos que almacenarlo en alguna unidad de disco. Esta operación se denomina Guardar.

Existen dos formas de guardar un libro de trabajo:

1. Guardar como. Cuando se guarda un archivo por primera vez, o se guarda una copia de uno existente.

2. Guardar. Cuando guardamos los cambios que haya podido sufrir un archivo, sobreescribiéndolo.

Para almacenar el archivo asignándole un nombre:

Haz clic en el menú Archivo y elige la opción Guardar como. Dejaremos seleccionada la opción Este PC. De esta manera el archivo se almacenará en la memoria de nuestro equipo. Veremos otras opciones en temas posteriores.



Pulsamos el botón Examinar.



Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:



Si el fichero ya existía, es decir, ya tenía un nombre, aparecerá en el recuadro Nombre de archivo su antiguo nombre. Si pulsas el botón Guardar, sin indicarle una nueva ruta de archivo, modificaremos el documento sobre el cual estamos trabajando. Por el contrario, si quieres crear otro nuevo documento con las modificaciones que has realizado sin cambiar el documento original tendrás que seguir estos pasos:

Selecciona la carpeta donde vas a grabar tu trabajo. Para ello deberás utilizar el explorador que se incluye en la ventana.

En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres ponerle a tu archivo.

Y por último haz clic sobre el botón Guardar.



Para guardar los cambios realizados sobre un archivo:

Selecciona la opción Guardar del menú Archivo.

O bien haz clic sobre el botón Guardar de la Barra de Acceso Rápido. También puedes utilizar la combinación de teclas Ctrl + G.

Si tratamos de guardar un archivo que aún no ha sido guardado nunca, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como... que nos permitirá darle nombre y elegir la ruta donde lo vamos a guardar.

Si deseas más información sobre cómo guardar documentos, copias de seguridad y proteger libros, accede al siguiente avanzado: Copias de seguridad y proteger con contraseña.
Cerrar un libro de trabajo



Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendrá salir de él para no estar utilizando memoria inútilmente. La operación de salir de un documento recibe el nombre de Cierre del documento. Se puede cerrar un documento de varias formas.

Una de ellas consiste en utilizar el menú Archivo

Selecciona el menú Archivo y elige la opción Cerrar.



En caso de detectar un archivo al que se le ha realizado una modificación no almacenada, Excel nos avisará de ello mostrándonos un cuadro de diálogo que nos dará a escoger entre tres opciones:

- Cancelar: El archivo no se cierra.

- Guardar: Se guardan los cambios y luego se cierra el archivo. Si aún no se había guardado aparecerá el cuadro Guardar como para asignarle un nombre y ubicación.

- No guardar: Se cierra el archivo sin guardar los cambios realizados desde la última vez que guardamos.

Otra forma consiste en utilizar el botón Cerrar de la barra de menú superior.
3.3. Empezar un nuevo libro de trabajo



Supongamos que estamos trabajando con un documento y queremos crear otro libro nuevo. Esta operación se denomina Nuevo.

Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, deberás seguir los siguientes pasos:

Selecciona el menú Archivo y elige la opción Nuevo.



O bien utiliza la combinación de teclas CTRL+U.

Se mostrará, a la derecha del menú, un conjunto de opciones:



Lo habitual será hacer clic sobre Libro en blanco en la lista de opciones.

Pero también podemos partir de una plantilla, en vez de un libro en blanco. Si quieres aprender cómo utilizarlas, visita el siguiente avanzado: Las plantillas
Abrir un libro de trabajo ya existente



Si queremos recuperar algún libro de trabajo ya guardado, la operación se denomina Abrir.

Para abrir un archivo ya existente selecciona la opción Abrir del menú Archivo.



Por defecto tendremos seleccionada la opción Recientes, que nos muestra en el menú de la derecha una lista de libros de trabajo abiertos anteriormente. Estarán ordenados por fecha de última utilización, siendo el primero el más recientemente utilizado.



Si quieres que un documento se muestre siempre en la lista de Libros recientes haz clic sobre la chincheta que se encuentra a su derecha. Esto lo fijará en la lista hasta que lo vuelvas a desactivar.
Selección de celdas



Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de celdas con Excel 2016, tendremos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la operación. A continuación encontrarás algunos de los métodos de selección más utilizados.

Te recomendamos iniciar Excel 2016 ahora para ir probando todo lo que te explicamos.

A la hora de seleccionar celdas, es muy importante fijarse en la forma del puntero del ratón para saber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operación. La forma del puntero del ratón a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca, tal como se ve a continuación: .

Selección de una celda: Solo tienes que hacer clic sobre ella.

Selección de un rango de celdas:

Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botón izquierdo del ratón en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botón del ratón mientras se arrastra hasta la última celda a seleccionar, después soltarlo y verás como las celdas seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian de color.

También puedes indicar un rango a seleccionar, es decir, seleccionar de la celda X a la celda Y. Haz clic sobre una celda, mantén pulsada la tecla Mayús (Shift) y luego pulsa la otra.

Selección de una columna: Hacer clic en el identificativo superior de la columna a seleccionar.

Selección de una fila: Hacer clic en el identificativo izquierdo de la fila.



Selección de una hoja entera:

Hacer clic sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo de la columna A y el de la fila 1 o pulsar la combinación de teclas Ctrl + E.

Si realizamos una operación de hojas como eliminar hoja o insertar una hoja, no hace falta seleccionar todas las celdas con este método ya que el estar situados en la hoja basta para tenerla seleccionada.
. Añadir a una selección

Muchas veces puede que se nos olvide seleccionar alguna celda o que queramos seleccionar celdas NO contiguas. Para ello, se ha de realizar la nueva selección manteniendo pulsada la tecla CTRL.

Este tipo de selección se puede aplicar con celdas, columnas o filas. Por ejemplo, podemos seleccionar una fila y añadir una nueva fila a la selección haciendo clic sobre el indicador de fila manteniendo pulsada la tecla CTRL.
Ampliar o reducir una selección

Si queremos ampliar o reducir una selección ya realizada siempre que la selección sea de celdas contiguas, realizar los siguientes pasos, manteniendo pulsada la tecla MAYÚS, hacer clic donde queremos que termine la selección.
Copiar celdas utilizando el Portapapeles



La operación de copiar duplica una celda o rango de celdas a otra posición. Cuando utilizamos el portapapeles entran en juego dos operaciones: Copiar y Pegar. La operación de Copiar copiará las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la información del portapapeles a donde nos encontramos situados.

Para copiar unas celdas a otra posición, tenemos que hacerlo en dos tiempos:

En un primer tiempo copiamos al portapapeles las celdas a copiar:

Selecciona las celdas a copiar y pulsa CTRL + C. O bien selecciónalas y haz clic en el botón Copiar de la barra Inicio.



Observarás cómo aparece una línea punteada que significa que la información se ha copiado en el portapapeles.

Además, en el botón Copiar se incluye una pequeña flecha que permite seleccionar la forma en que queremos copiar los datos. Si elegimos Copiar como imagen, aparecerá un pequeño cuadro que nos permite convertir los datos seleccionados en una única imagen.
Copiar celdas utilizando el ratón

Para duplicar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin utilizar el portapapeles, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar las celdas a copiar.
Situarse sobre un borde de la selección y pulsar la tecla CTRL.
Observa cómo el puntero del ratón se transforma en .
Manteniendo pulsada CTRL, pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta donde se quiere copiar el rango.
Observa cómo aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango en caso de soltar el botón del ratón.
Soltar el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar el rango.
Soltar la tecla CTRL.

Copiar en celdas adyacentes

Vamos a explicarte un método muy rápido para copiar en celdas adyacentes. Dicho método utiliza el autorrelleno, a continuación te explicamos cómo utilizarlo y qué pasa cuando las celdas que copiamos contienen fórmulas.

Para copiar un rango de celdas a otra posición siempre que esta última sea adyacente a la selección a copiar, seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar las celdas a copiar.

2. Situarse sobre la esquina inferior derecha de la selección que contiene un cuadrado negro; es el controlador de relleno.

3. Al situarse sobre el controlador de relleno, el puntero del ratón se convertirá en una cruz negra.

4. Pulsar entonces el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres copiar el rango.

Observa cómo aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango.

5. Soltar el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar el rango.

6. Después de soltar el botón del ratón aparecerá en la esquina inferior derecha de las celdas copiadas el icono de Opciones de autorrelleno .

Desplegando el botón podemos ver el Cuadro y elegir el tipo de copiado:

Nota: Si no aparece el controlador de relleno podemos activarlo entrando en el menú Archivo, Opciones y, en la ficha Avanzadas, activando la casilla Permitir arrastrar y colocar el controlador de relleno y las celdas.

Cuando copiamos celdas con fórmulas que contienen referencias a otras celdas, como por ejemplo =A2+3, la fórmula variará, dependiendo de donde vayamos a copiar la fórmula. Esto es porque las referencias contenidas en la fórmula son lo que denominamos REFERENCIAS RELATIVAS: son relativas a la celda que las contiene.

Así, si en la celda B3 tenemos la fórmula =A2+3 y copiamos la celda B3 a la celda B4 , esta última contendrá la fórmula =A3+3. A veces puede resultar incómodo la actualización anterior a la hora de trabajar y por ello Excel 2016 dispone de otros tipos de referencias como son las ABSOLUTAS y las MIXTAS.

Para indicar una referencia absoluta en una fórmula tendremos que poner el signo $ delante del nombre de la fila y de la columna de la celda, por ejemplo =$A$2, y, así, aunque copiemos la celda a otra, nunca variará la referencia.

Para indicar una referencia mixta, pondremos el signo $ delante del nombre de la fila o de la columna, dependiendo de lo que queremos fijar, por ejemplo =$A2 o =A$2.

Si no recuerdas muy bien el concepto de referencias te aconsejamos que repases el básico correspondiente del Tema 6: Referencias y Nombres.